CRM Software, el alto costo de no tenerlo!
La mayor parte de los gerentes ven la implementación de un CRM como una de las muchas acciones que hay que pensar y hacer algún momento de la vida. Viven preocupados por aumentar las ventas, pero están enfrascados en controlar a su equipo comercial con planillas de excel. Pero eso es un error garrafal, ya que en muchas empresas con las que hemos estado en contacto, después de la implementación y de verse los resultados económicos, los ahorros al no perderse clientes, información para la toma de decisiones y protección de la información, los directores terminaron preguntado a sus gerentes: ¿Por qué no lo habían implementado el CRM ya hace años?, y la respuesta de muchos gerentes fueron similares: Habían otros temas que eran mas importantes para mejorar el flujo de la empresa e incendios que apagar!. La respuesta de los directores en el 90% de las empresas fue a sus gerentes: Estás despedido! ¿ Y por qué de esta decisión de los directores?, porque si la empresa está mal o con problemas, un CRM ayuda a mejorar la eficiencia de los vendedores, a evitar la pérdida de tiempo, ser mas preciso en la asignación de recursos a las campañas que han demostrado ser mas rentables!
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| PROBLEMA | CONSECUENCIAS | COSTO DEL PROBLEMA | COSTO EN US$ EN SU EMPRESA |
| La información de los clientes como Bases de datos se la tiene en excel |
Se pierden o las borran. Los trabajadores se van a la competencia con ellas. |
Pérdida de dinero | |
| Las base de datos se borran | Trabajo perdido, (teléfonos, emails, direcciones, tamaño, rubro, personas de contacto, cumpleaños, conversaciones sostenidas; potenciales clientes (prospectos); necesidades identificadas (propuestas enviadas) | Pérdida de dinero en todo el sueldo que se pagó en hacerlas y el dinero que gastará en volver a hacerlas. | |
| Los datos se pierden o no se sabe que clientes están por cerrar trato | Se pierden oportunidades de negocios | Pérdida de dinero en negocios no concretados. | |
| Falta de control y desorganización de la información de mercadeo | Campañas con bajos resultados | Pérdida de dinero por malos resultados. | |
| Desorganización de la información del estado de las propuestas enviadas por los ejecutivos anteriores, teniendo los nuevos ejecutivos que comenzar de cero los mercadeos | Dependencia de los ejecutivos ya que ellos son los únicos que saben donde está la información y en que estado están los negocios. |
Pérdida de dinero cuando se tiene personal ineficiente y que solo ellos conocen a los clientes. | |
| Imposibilidad de poder hacer seguimiento al equipo de ventas | Incapacidad de generación de recursos. | Pérdida de dinero por no saberse que clientes están listos para comprar. | |
| Información dispersa en archivos | No se puede saber que negocios se están manejando, que proyección de facturación se tiene, y tampoco las fechas de maduración de cierres de negocios. | Pérdida de dinero por negocios sin seguimiento | |
| Falta de seguimiento a ejecutivos de otras ciudades | Falta de control del mercadeo. | Pérdida de dinero por negocios sin seguimiento | |
| Falta de control y resguardo de información valiosa (clientes). | Terceras personas pueden llevarse la información o pueden venderla. | Pérdida de dinero cuando se llevan las bases de datos. | |
| Se debe volver a buscar información y perder tiempo en conocer nuevamente al cliente. | Pérdida de miles de datos recopilados en muchos años, y que han costado miles de dólares | Pérdida de miles de dólares. | |
| Falta de fácil acceso al seguimiento de potenciales negocios. | Pérdidas económicas de miles de dólares. | Pérdida de dinero por negocios sin seguimiento. | |
| Falta de datos organizados de los clientes. | No se puede aprovechar oportunidades de mercado, lo que hace que las campañas y los ingresos se atrasen. | Pérdida de dinero. |
De toda esta situación improductiva y antieconómica surge el CRM (Customer Relationship Management), que quiere decir, Gerenciamiento de la Relación con el Cliente, la cual es una herramienta tecnológica instalada en un sitio web que permite:
- administrar, centralizar, y tener bajo control toda la información del mercadeo y evitar todos los problemas mencionados;
- permite tener clasificadas las empresas por rubro, tamaño, ciudades y países;
- clasificar a los contactos por nivel jerárquico, tamaño de empresa, cargo y otros;
- tener control del mercadeo de todas las ciudades; filtrar la información para tener grupos objetivos y realizar un mercadeo efectivo;
- registrar los negocios potenciales para su seguimiento;
- registrar notas sobre las conversaciones;
- tener gráficos de rendimiento y maduración de los negocios de cada ejecutivo;
- realizar campañas masivas de email o de cartas físicas en tiempo record;
- agendar tareas, seguimientos y reuniones; registrar las quejas de los clientes y darles seguimiento;
- tener suficiente información del cliente para poder concretar negocios, además de que permite que todos los miembros de la organización tengan acceso a la información.
El CRM no es un lujo, es una necesidad. Es la memoria del negocio que no se va con cada empleado que deja la empresa, o no puede ser vendida como propiedad del empleado por estar protegida en un sistema.
-La información es poder, y el liderazgo en controlar el mercado es conocer a los clientes mejor que la competencia. Poder identificar grupos de clientes y realizar campañas dirigidas y con mínimos márgenes de error. Si la competencia actúa en forma ordenada y nosotros no tenemos ningún control ni orden de nuestros clientes y los mercadeos, ¿Quién ganará a los clientes? ¿Quién ganará el dinero de los clientes? ¿Nosotros o la competencia?
